RouteConnect Track and Tracing

Minimaal zeven jaar bewaarplicht - maandag 21 juli 2008

Als werkgever bent u verplicht voor diverse zaken rond personeel een administratie bij te houden en deze gedurende minimaal zeven jaar

 te bewaren.

Dat geldt niet alleen voor de salarisadministratie, er zijn ook persoonsgegevens die onder deze regeling vallen. De bewaarplicht vloeit namelijk voort uit zowel fiscale als civiele wetgeving.

U moet diverse bedrijfsgegevens zeven jaar lang op een zodanige manier bewaren dat ze binnen een redelijke termijn te raadplegen en te (re)produceren zijn. Als u niet voldoet aan deze bewaarplicht, kan dat een aantal vervelende consequenties hebben. Zo kan de belastinginspecteur – als de salarisadministratie ernstige gebreken vertoont – naar eigen inzicht een aanslag opleggen. Deze belastingaanslag valt in de regel beduidend hoger uit dan normaal. Bijkomend nadeel is dat de bewijslast wordt omgekeerd. Dit houdt in dat u zelf met gegevens moet komen om onder die aanslag uit te komen. Dat wordt een hachelijke zaak als u de gegevens niet heeft bewaard. Verder bent u bij het niet-voldoen aan de bewaarplicht hoofdelijk aansprakelijk. In het geval van een faillissement kan dit betekenen dat u opdraait voor premie- en belastingschulden.

Tip
Het niet op de juiste manier bewaren van de administratie is een strafrechtelijke overtreding. Een forse geldboete en zelfs gevangenisstraf behoren tot de mogelijke gevolgen.

Bewaartermijn
Voor personeelsgegevens die u als werkgever moet bewaren staat doorgaans een bewaartermijn van zeven jaar. Let echter op, dit is een wettelijke minimumverplichting. Sommige gegevens kunt u beter langer bewaren. Dat geldt met name voor gegevens die van belang kunnen zijn als bewijs in civiele procedures. Voor dergelijke procedures gelden namelijk langere verjaringstermijnen. Om deze reden wordt voor bepaalde gegevens aangeraden een bewaartermijn te hanteren van zo’n twintig jaar.

Voorbeelden van gegevens die met personeel te maken hebben en beter gedurende langere tijd kunnen worden bewaard zijn:
• contracten met een langlopende werking;
• schuldovereenkomsten, garantiebewijzen en borgstellingen;
• personeelsdossiers.

Tip
Veel personeelsgegevens kunnen beter voor ten minste de duur van de dienstbetrekking worden bewaard. Zo kunnen deze gegevens bijvoorbeeld noodzakelijk zijn voor het opstellen van een getuigschrift. Als een werknemer bij vertrek om een getuigschrift vraagt, bent u verplicht een dergelijk document af te geven.

Welke gegevens?
In de praktijk produceert een organisatie elke dag een flinke stroom gegevens die betrekking hebben op het personeel. Het is voor u dan ook van belang te weten wat – en zo ja hoe – er precies moet worden bewaard. U moet boeken, bescheiden en gegevensdragers die betrekking hebben op het personeel bewaren.

De bewaarplicht geldt hierbij in elk geval voor:
• agenda’s;
• in- en uitgaande brieven;
• personeelsgegevens;
• contracten;
• kostenfacturen;
• loonadministratie.

Sommige onderdelen van de administratie worden door de Belastingdienst aangemerkt als basis- of vaste gegevens. Deze moeten zeven jaar bewaard blijven. Tot deze vaste gegevens behoort – naast veel zaken die niet zoveel met het personeel te maken hebben – ook de loonadministratie.

Voor de overige gegevens kunt u met de Belastingdienst vaak afspraken maken over kortere bewaartermijnen. Zo hoeven telstroken vaak maar drie of vijf jaar bewaard te blijven. In principe moet u ook alle detailgegevens bewaren. Sommige informatiesystemen kunnen meerdere transactiegegevens samengevat weergeven. Dat wordt verdichten genoemd. Deze bewaarmethode is toegestaan op voorwaarde dat de achterliggende detailinformatie eveneens bewaard blijft en binnen redelijke termijn is in te zien.

Tip
Als een (deel) van de administratie wordt verzorgd door een externe partij (een computer- of loonservicebureau), moet deze dienstverlener eveneens rekening houden met de bewaarplicht. U doet er verstandig aan hierover goede afspraken te maken met het betreffende bureau.

Loonadministratie
Voor de loonadministratie moet u in elk geval alle gegevens bewaren die van belang kunnen zijn voor de loonheffingen.

Naast de loonstaten moet u in elk geval de volgende gegevens bewaren:
• kopieën van de identiteitsbewijzen van alle werknemers;
• beschikkingen en goedkeuringen van de Belastingdienst;
• loonbelastingverklaringen;
• gegevens over afdrachtverminderingen, zoals verminderingen in verband met speur- en ontwikkelingswerk, lage lonen, langdurig werklozen en onderwijs;
• rekeningen van door u vergoede kinderopvang;
• gegevens over onbelaste vergoedingen en uitkeringen, zoals onkostendeclaraties;
• gegevens over reiskosten die u heeft vergoed;
• afschriften van een eventuele carpoolregeling, zoals naam en adres van de bestuurder en de meerijders.

Als werkgever moet u verder een uitgebreide kostenadministratie bijhouden van de algemene en vaste kostenvergoedingen. De administratie geldt per kostensoort en per werknemer. Splitsing van de diverse kostenvergoedingen is verplicht. Ook vrijgesteld loon moet u administreren en bewaren.

Personeelsgegevens
Naast de loonadministratie is het belangrijk andere gegevens over het personeel te bewaren. Personeelsdossiers kunnen soms flink uitpuilen waardoor een opschoning gewenst is. Het is van belang te weten wat u wel en niet moet bewaren.

De Belastingdienst betrekt de volgende personeelsgegevens vaak bij een boekenonderzoek:
• personeelsnummer, naam, adres, woonplaats en burgerlijke staat van de werknemer;
• datum van indiensttreding;
• hoogte van het salaris;
• gegevens uit het personeelsdossier, zoals sollicitatie- en aanstellingsbrieven, certificaten, promoties en de werkgeversverklaring;
• gegevens over aan- en afwezigheid.

Als werkgever moet u zich altijd aan de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar houden, zelfs als een werknemer die vertrekt graag wil dat zijn dossier wordt vernietigd. Het is echter aan te raden de gegevens in een personeelsdossier langer dan zeven jaar te bewaren. Dat geldt zeker als de werknemer na die periode van zeven jaar nog bij uw bedrijf werkt. De meeste gegevens in een personeelsdossier kunnen het best worden bewaard zolang de werknemer nog in dienst is, zelfs als hun actuele waarde al meer dan zeven jaar is verstreken.

 
Home     Nieuws      Actueel Minimaal zeven jaar bewaarplicht - maandag 21 juli 2008

RouteConnect B.V.
Gotlandstraat 46a - 7418 AX Deventer - Nederland
T: +31 (0)570 629240 - F: +31 (0)570 642202
E-mail: info@routeconnect.com - Web: www.routeconnect.com
KvK:
27276546